Améliorer son organisation au travail : 5 points clés

Je vais donc aujourd’hui vous partager mes méthodes d’organisation et vous donner des clés afin que vous soyez capable de prendre les bonnes décisions en termes d’organisation.

Travailler de façon organisée vous permettra d’économiser du temps, gagner en efficacité et en sérénité.

Je dis toujours « tant vaut la préparation tant vaut l’action ».

Pour se préparer au mieux, il faut s’organiser. C’est indispensable.

En tant que chef d’entreprise, il y a une quantité de tâches à exécuter pour le bon fonctionnement de l’entreprise (comptabilité, administration, stocks, etc.) qui ne facilite pas la vie. Ces petites choses obligatoires viennent s’ajouter au reste mais doivent être traitées. On peut donc parfois se retrouver avec une montagne de petites tâches à effectuer à s’y perdre.

Rassurez-vous, si vous en êtes déjà là, cette situation n’est pas irrémédiable ! Lisez la suite !

Cet article aidera ceux pour qui l’organisation n’est pas un sixième sens. Quant aux pros de la gestion des tâches, je vous donnerai la liste des outils que j’utilise ! Ça peut toujours servir.

1 / Définir ses objectifs : la clé vers la réussite

Pour une vie professionnelle sereine, il faut noter tout ce qui est à faire pour le bon fonctionnement de votre travail. Il vous faut donc, avant, définir des objectifs de travail. Mon arme secrète : la To Do List
Il existe désormais des cahiers dédiés aux « To Do List », ce n’est pas un hasard. Séquencez vos To Do List en fonction de vos objectifs dans le temps. Cela vous permettra de mettre sur papier vos objectifs si ce n’est pas déjà fait. D’abord, Listez-les à la période en appliquant la méthode de l’entonnoir : quels sont vos objectifs annuels, trimestriels, mensuels, hebdomadaires puis journaliers ?

Pour chaque période, définissez-en 3 ou 4 (pas plus !). Si la liste est trop longue, elle vous découragera avant même d’avoir commencé ! Mieux vaut moins d’objectifs ainsi, vous pourrez les réaliser au mieux. Cela vous permettra également de les prioriser. Prioriser ses objectifs ? Vous me direz sûrement que tout est important dans la vie d’une entreprise. Certes, c’est vrai, mais en donnant un ordre d’importance à vos objectifs, vous vous apercevrez que la suite de vos actions en découlera naturellement. Apprendre à prioriser objectifs et actions est essentiel ! C’est indispensable pour le bon fonctionnement de votre activité.
Au quotidien, avant de réaliser une action, je me pose toujours cette question : « Est-ce urgent ou important ? » Et je sais les classer ! C’est juste une question d’entraînement.

Si vous souhaitez utiliser un cahier, ceux de chez @womenwarriors sont hyper bien fait. Désormais, vos objectifs sont identifiés. Des actions vont donc en découler. Il va falloir aller un peu plus loin dans votre organisation.

2/ Planifier ses journées : le chemin vers le bien-être !

Planifier vos journées semble pour certains un exercice indomptable et pour d’autres tellement logique mais pris dans le flow, on peut vite perdre la notion du temps.
Alors,

Notez vos tâches à réaliser (Faire les devis de X et Y/Préparer la réunion avec Mr X / Relancer Mme Z/ Préparer la présentation pour mon collaborateur/ Quitter mon poste de travail à 18 h jeudi)

Planifiez vos tâches sur les jours de la semaine en estimant le temps (de façon approximative au départ, apès vous serez habitués).

Vous pouvez même planifier vos séances de sport, vos temps de repas, etc.

Attention ne vous fixez pas plus de 3 objectifs par jour. Vous n’êtes pas un robot, juste un être humain. Si vous en mettez plus sur votre To Do List, vous n’y arriverez pas et vous vous sentirez décourager.

Ensuite, vous n’aurez plus qu’à consulter votre agenda et vous n’aurez plus à réfléchir à ce que vous avez à faire dans l’immédiat. Libérer l’esprit rend plus efficace dans l’accomplissement des missions.
Vous lisez cela, ça vous semble insurmontable, ça ne vous ressemble pas. Tentez d’appliquer cette méthode sur une semaine, vous aurez envie de la poursuivre la semaine suivante car un sentiment de sérénité naîtra en vous.

En ayant coché toutes les cases à la fin de votre journée, vous aurez un sentiment de bien-être et de fierté. Vous saurez dans une « mood » positive et vous sentirez prêt à déplacer des montagnes.

Vous trouverez ci-dessous la liste de mes assistants préfères.

Ce sont des applis que j’utilise pour organiser mon agenda et mes tâches à réaliser :

• Anyplan
• Liste des tâches-agenda partagé
• Trello
• Todoist

3/ Savoir dire STOP

Que vous soyez team « open space », team « télétravail » ou team (des plus chanceux !) avec un bureau et une porte, vous avez tous un point commun : les arrêts involontaires.

Je m’explique :

• se mettre devant son pc
• commencer à travailler (être concentré, être inspiré)
• entendre le téléphone sonner
• répondre, traiter l’appel
• transférer un mail et voir par la même occasion un mail important et y répondre
• regarder l’horloge de son pc et s‘agacer de voir le temps filer
• reprendre sa tâche initiale
• voir une notification Instagram, la lire
• reprendre son travail et avoir un collègue qui arrive pour te dire « on prend en café pour parler du dossier X »

À ce même moment, l’agacement est à son maximum.

Se faire interrompre, c’est très pénible. C’est le meilleur moyen pour ne pas être productif, perdre son fil de travail. Alors dites stop et protégez-vous !

Mais comment ?

• Coupez les notifications sur votre téléphone.
• Activez votre assistant de concentration sur votre PC en cliquant sur « priorité uniquement. »
• Travaillez en mode avion Pour une tâche plus délicate, et gagnez en concentration donc en efficacité.
• Pour ceux qui travaillent en open space, formez « une bulle » autour de vous et ne regardez que votre écran ou votre bureau.

Ainsi, les demandes récurrentes de vos collègues passeront après votre travail. Leurs problèmes ne sont pas les vôtres ! Et même s’ ils le sont, ce n’est votre priorité immédiate alors pour palier à cela, informez-les que vous êtes disponible sur un créneau horaire défini pour les aider.

4/ Automatiser pour se faciliter la vie.

L’automatisation fait partie de nos vies, c’est une chance énorme !
Il existe aujourd’hui, de nombreux outils en ligne pour automatiser toutes les tâches récurrentes que nous avons à exécuter. Nombreux d’entre eux, sont gratuits, alors pourquoi s’en priver ?
Vous pouvez automatiser la publication de vos réseaux sociaux.
Le partage automatique de vos articles de blog sur Instagram et Facebook.

Voici la liste des outils que j’utilise :

• Planoly et Bettr pour vos parutions Instagram
• Hootsuite et Buffer pour tous les réseaux sociaux

5 / « Batch worker » pour plus de liberté !

Mais kesako ?

Vous connaissez le batch cooking ? Action de préparer tous ses repas de la semaine en une seule session.
Et bien le « Batch working », c’est pareil !
Vous l’utilisez déjà peut être sans vous en rendre compte.

Moi, j’applique cette méthode d’organisation régulièrement pour être plus productive.
Elle consiste à réaliser ainsi des tâches similaires sur un même créneau horaire et ne plus les traitez ensuite.
Concrètement, prenons mon cas.

Pour écrire des articles de blog, je dois réaliser plusieurs tâches écrire les textes, prendre des photos, faire la mise en page, etc. Je bloque dans mon agenda un créneau horaire où je ne vais réaliser qu’une seule tâche comme prendre les photos. Je prends beaucoup de photos ainsi, je me crée une banque d’images disponibles pour les articles à venir.
Un autre exemple : se bloquer une heure (14h-15h) pour répondre à tous ses mails de la matinée en une seule fois. Cela vous permet d’être organisé, d’être plus productif en étant concentré sur une unique tâche pendant un laps de temps déterminé. Cela permet aussi de prendre de l’avance dans ses missions ce qui est un vrai confort de travail. En anticipant le travail, on se libère l’esprit.

Si vous n’aimez pas réaliser la même tâche sur une durée précise, ça vous demandera un réel effort. Dans ce cas, prévoyez plutôt une journée ou deux chaque mois pour réaliser ces tâches. Ainsi vous serez libéré et allégé pour le reste du mois.
Planifier vous permettra d’accroître vote productivité. La productivité est essentielle à la réussite de votre vie d’entrepreneur. C‘est pour cela que je vous en parle dans un autre article de blog. Ce thème mérite bien un grand titre !

En Clair, L’organisation de votre activité et la planification de vos tâches à réaliser est une des clés de la réussite de votre entreprise. Quand organisation dans le business rime avec Happiness!

Il suffit parfois d’un petit coup de pouce pour faire des merveilles. Si vous avez besoin de vous faire accompagner pour vous permettre d’avancer dans votre développement professionnel, contactez-moi, c’est ma mission, je suis coach business. Si vous voulez en savoir plus rdv sur www.agence-impulse.com